รายงาน
เรื่องระบบสารสนเทศกับการบริหารทรัพยากรบุคคล
จัดทำโดย
นางจุฑามาส โสฬส
รหัสนักศึกษา 5623210436063
สาขาการจัดการ(สมทบ)
เสนอ
อาจารย์ทาริกา รัตนโสภา
รายงานฉบับนี้เป็นส่วนหนึ่งของการเรียนวิชาระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร
รหัสวิชา05-041-201
ภาคเรียนที่ 2 ปีการศึกษา 2556
มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลอีสาน วิทยาเขตสุรินทร์
คำนำ
รายงานฉบับนี้เป็นส่วนหนึ่งของวิชาระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารโดยมีจุดประสงค์เพื่อการศึกษาหาความรู้ในระบบสารสนเทศกับการบริหารทรัพยากรบุคคลซึ่งรายงานนี้มีเนื้อหาความรู้เกี่ยวกับระบบสารสนเทศกับการบริหารทรัพยากรบุคคลผู้จัดทำได้เลือกหัวข้อนี้ในการทำรายงานเนื่องมาจากเป็นเรื่องที่น่าสนใจ
ในการจัดทำรายงานประกอบการเรียนในครั้งนี้
ผู้จัดทำขอขอบคุณผู้ให้ความรู้ และแนวทางการศึกษาเพื่อนๆ ทุกคนที่ให้ความช่วยเหลือมาโดยตลอด
ผู้จัดทำหวังว่ารายงานฉบับนี้จะให้ความรู้ และเป็นประโยชน์แก่ผู้อ่านทุกๆ ท่าน
จุฑามาส โสฬส
สารบัญ
คำนำ หน้า
สารบัญ
ระบบสารสนเทศกับการบริหารทรัพยากรบุคคล 1
ระบบงาน 2
ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกของพนักงาน 3
ระบบการจ่ายค่าจ้างและเงินเดือน
ระบบการประเมินผลงานและการเลื่อนชั้นตำแหน่ง 4
ระบบย่อยอื่นๆ 6
ระบบสารสนเทศในการบริหารทรัพยากรมนุษย์
ความสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศ
ปัจจัยภายนอก
ปัจจัยภายใน 7
โปรแกรมสำเร็จรูปด้านการบริหารข้อมูลบุคลากร 8
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศทางการบริหารงานบุคคล
โปรแกรมสำเร็จรูปด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล 9
บทสรุป 10
แหล่งอ้างอิง
-1-
ระบบสารสนเทศกับการบริหารทรัพยากรบุคคล
ในการที่จะพัฒนาองค์กรให้ประสบความสำเร็จได้นั้น ทรัพยากรบุคคล
ถือเป็นปัจจัยที่สำคัญมากประการหนึ่ง ที่มีส่วนสนับสนุนให้องค์กรเกิดความ ก้าวหน้า
ดังนั้น การจัดการในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคลให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด
จึงเป็นเรื่องที่ทุกองค์กรต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง
ซึ่งมีงานที่จะต้องควบคุมอยู่หลายๆ ส่วน เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เช่น งาน
ในเรื่องของการตรวจสอบเวลาการมาทำงานในแต่ละวัน, การตรวจสอบสิทธิในการลา,
จำนวนชั่วโมงทำงาน, จำนวนชั่วโมงล่วงเวลา,
การคำนวณเงินเดือนหรือรายได้อื่นๆ, วิธีการคำนวณ
ตลอดจนการประสานงานกับหน่วยงานภายนอก เช่น
การนำส่งเงินเดือนให้กับธนาคารเพื่อเข้าบัญชีของพนักงาน หรือการส่งรายงานต่างๆ
ให้กับหน่วยงานราชการที่เกี่ยวข้อง เช่น รายงานด้านภาษีเงินได้
หรือกองทุนประกันสังคม เป็นต้น นอกจากนี้ สิ่งที่ขาดไม่ได้ใน งานด้านบุคลากรก็คือ ระบบที่สนับสนุนการพัฒนาบุคลากร,
การประเมินผลการทำงาน หรืองานทางด้านการสรรหาบุคลากร เป็นต้น
จะเห็นได้ว่า ระบบงานที่สลับซับซ้อนต่างๆ ดังที่กล่าวมาข้างต้นนั้น
เป็น วิธีการทำงานที่ยุ่งยาก สำหรับวิธีการทำงานแบบเดิมๆ ที่อาศัยคนเป็นหลัก
ดังนั้น การที่จะลดขั้นตอนเพื่อให้การทำงานสะดวกและรวดเร็วขึ้น
อีกทั้งยังได้ข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำ
จึงจำเป็นต้องหาเครื่องมือหรือเทคโนโลยีสมัยใหม่ ที่มีประสิทธิภาพ
เข้ามาช่วยในการทำงาน ซึ่งในปัจจุบันเราคงไม่อาจปฏิเสธเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์
ซึ่งมีการพัฒนาและก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว หลายองค์กรได้นำคอมพิวเตอร์มาช่วยพัฒนาระบบงานโดยเฉพาะในด้านฐานข้อมูล
และการประมวลผลที่รวดเร็ว เรียกว่าระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรบุคคล (Human
Resource Infomation System; HRIS) แทบจะทุกองค์กรในปัจจุบัน
จะมีหน่วยงานใหม่เกิดขึ้น ซึ่งจะดูแลและรับผิดชอบงานด้านเทคโนโลยีเหล่านี้โดยเฉพาะ
องค์กรใหญ่ๆ อาจมีหน่วยงานสำหรับพัฒนาระบบของตนเอง ซึ่งจะได้ Application ที่ตรงกับความต้องการมากที่สุดแต่ในขณะเดียวกัน ก็มีระบบสำเร็จรูป
ที่มีผู้พัฒนาขึ้นมาให้เลือกใช้มากมาย ความสามารถของการทำงานก็แตกต่างกัน
ขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบ เพราะเขาต้องการให้ระบบของเขานั้นครอบคลุมสำหรับทุกองค์กรเป็นหลักดังนั้น
การเลือกหาระบบสำเร็จรูปจึงต้องมีการพิจารณาความเหมาะสมให้ดี
-2-
ระบบงานย่อยที่ควรจะต้องมีใน HRIS
• ระบบทะเบียนประวัติพื้นฐานของพนักงาน
( personal base system)
• ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกของพนักงาน
(Time attendance system)
• ระบบการจ่ายค่าจ้างและเงินเดือน
(payroll system)
• ระบบการประเมินผลงานและการเลื่อนชั้นตำแหน่ง
(promotion and Evaluation system)
• ระบบการพัฒนาและฝึกอบรม (Training
and development system)
• ระบบการจัดสวัสดิการพนักงาน (Welfare
system)
• ระบบการสรรหาและคัดเลือก พนักงาน
(Recruitment system)
• ระบบทะเบียนประวัติพื้นฐานของพนักงาน
(personal base system)
ดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้นว่า
เป็นระบบงานที่ค่อนข้างจะซับซ้อนและเสียเวลามาก ดังนั้น ระบบการจัดเก็บข้อมูลพื้นฐานที่เกี่ยวกับโครงสร้างองค์กร, ข้อมูลประวัติพนักงาน, การกำหนดค่าเริ่มต้นของระบบ
และรหัสพื้นฐานต่างๆ เช่น รหัสหน่วยงาน, รหัส ตำแหน่ง
เป็นต้น ซึ่งข้อมูลพื้นฐานเหล่านี้จะถูกนำไปใช้ร่วมกับระบบงานอื่นๆ ได้ด้วย
ในลักษณะของฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relationship database) ระบบข้อมูลพื้นฐานนี้
จะเป็นส่วนช่วยในการเชื่อมโยงระบบอื่นๆ เข้า ด้วยกัน
เนื่องจากเป็นการแบ่งการใช้ฐานข้อมูลร่วมกันนั่นเอง ด้งนั้น
ถ้าไม่มีข้อมูลพื้นฐานเหล่านี้ ระบบอื่นๆ ก็อาจไม่สามารถทำงานได้เลย
หรืออาจจะทำงานซ้ำซ้อนกัน ซึ่งจะทำให้เสียเวลาและสิ้นเปลืองทรัพยากรโดยใช่เหตุ
ระบบนี้จะเป็นส่วนที่เก็บข้อมูลรายละเอียดของพนักงานแต่ละคน เช่น ข้อมูลส่วนตัว,
ข้อมูลการทำงาน, ข้อมูลเกี่ยวกับการเสียภาษี,
สรุปเวลาทำงาน, ประวัติการประเมินผลงาน
ตลอดจนเอกสารสำคัญต่างๆ ซึ่งอาจเก็บในรูปของไฟล์รูป ภาพ เช่น รูปของพนักงาน,
สำเนาบัตรประชาชน, สำเนาทะเบียนบ้าน
เป็นต้นความสามารถของระบบที่ควรจะมี
สามารถสร้างเงื่อนไขในการ พิมพ์รายงานได้ไม่จำกัด
และสามารถเก็บบันทึกเงื่อนไขที่ใช้เป็นประจำในแต่ละรายงานได้ข้อมูลประวัติของพนักงานควรจะต้องครบถ้วน
สมบูรณ์แบบ มีประสิทธิภาพ และมีความทันสมัยตลอดเวลามีระบบการรักษา
ความปลอดภัยของข้อมูลสามารถกำหนดสิทธิในการเข้าใช้งานโปรแกรม
หรือการเรียกใช้ข้อมูล
สำหรับผู้ใช้งานแต่ละคนได้สามารถพิมพ์รายงานได้ทั้งภาษาไทยและอังกฤษ
ขึ้นอยู่กับความต้องการนำไปใช้ขององค์กรสามารถกำหนดเงื่อนไขในการค้นหาข้อมูลได้หลายรูปแบบ
เพื่อความรวดเร็วในการทำงานระบบการติดต่อกับผู้ใช้ (user
Interface) ควรจะเข้าใจง่าย
แม้พื้นฐานความรู้ของผู้ใช้จะแตกต่างกันก็ตามควรมีความสามารถในด้านเครือข่าย
เพื่อตอบสนองการทำงานร่วมกันของหน่วยงานในองค์กร ซึ่งอาจจะแบ่งแยกเป็นหลายสาขาและต้องมีระบบการสำรองข้อมูล
(Data backup and restore) เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในกรณีฉุกเฉิน
ฯลฯ
-3-
ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกของพนักงาน
(Time Attendance)
ในปัจจุบันได้มีการพัฒนาเครื่องบันทึกเวลา จากที่เคย
ใช้เครื่องตอกบัตรมาเป็นเครื่องรูดบัตรมีการเก็บบันทึกข้อมูลเวลาไว้ในหน่วยความจำของเครื่องรูดบัตร
ซึ่งสามารถจะดึงข้อมูลเหล่านั้นเข้าสู่คอมพิวเตอร์เพื่อประมวลผลได้
ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาในการไปเก็บบัตรตอกมาตรวจสอบ แล้วก็ต้องนำกลับไปไว้ที่เดิมอีก
จากความก้าวหน้าดังกล่าว ระบบ HRIS ที่ดี
จึงควรมีความสามารถในการบริหารเวลาในระบบงานด้วย โดยอาจเพิ่มเติมความสามารถอื่นๆ
เข้าไปด้วย เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
เช่นสามารถใช้งานร่วมกับเครื่องรูดบัตรได้ทุกยี่ห้อสามารถกำหนดแผนการทำ
งานของพนักงานได้ล่วงหน้า ไม่ว่าจะเป็นพนักงานรายเดือน รายวัน
หรือพนักงานที่ต้องมีการเข้ากะที่แตกต่างกันสามารถตรวจสอบเวลาการทำงานที่ข้ามวันได้
เช่น การเข้าทำงานกะในคืนวันหนึ่ง และไปเลิกงานในตอนเช้า ของอีกวันหนึ่ง
เป็นต้นมีรายงานข้อผิดพลาดต่างๆ ได้หลากหลาย เช่น พนักงานไม่รูดบัตรเข้าหรือออก
รายงานการมาสายหรือเลิกงานก่อนเวลาสามารถแสดงสถิติการหยุดงาน
การป่วยลาขาดสายของพนักงานแต่ละคน หรือเป็นหน่วยงานในแต่ละช่วงเวลามสามารถแสดงเป็นกราฟเพื่อเสนอผู้บริหารได้มีระบบเอกสารสำหรับรองรับการปรับปรุงข้อมูลเวลา
ในกรณีที่จำเป็นต้องแก้ไขข้อมูล เช่น ใบแลกกะ, ใบปรับเวลาการทำงาน, ใบบันทึก กรณีลืมรูดบัตร,
ใบบันทึกการลา เป็นต้น ฯลฯ
ระบบการจ่ายค่าจ้างและเงินเดือน
(payroll system)
ระบบการจ่ายค่าจ้างและเงินเดือนของแต่ละองค์กร อาจมีรูปแบบที่แตกต่าง
กัน อีกทั้งเงื่อนไขในการคิดคำนวณก็ไม่เหมือนกัน นอกจากนี้
รายได้บางประเภทอาจกำหนดตัวเลขในการคำนวณไว้แตกต่างกัน
ซึ่งอาจขึ้นอยู่กับตำแหน่งงาน หรือช่วงเวลาทำงานในวันนั้นๆ เช่น ค่ากะ, ค่าอาหาร, เบี้ยเลี้ยงการเดิน ทาง เป็นต้น
โดยที่เงื่อนไขเหล่านี้ อาจมีการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงได้
เพื่อให้เหมาะสมกับสภาพเศรษฐกิจในอนาคต ดังนั้น ในระบบของการจ่ายเงินเดือน ผู้ใช้งานจึงควรที่จะสามารถกำหนดเงื่อนไข
และสูตรการคำนวณรายได้หรือ เงินหักต่างๆ ได้เองตลอดเวลา
โดยไม่ต้องทำการแก้ไขที่ตัวโปรแกรมแต่อย่างใด ความสามารถของระบบนี้ที่ควรจะมี
ได้แก่
มีความยืดหยุ่นในการเพิ่มหรือลดสูตรคำนวณตลอดจนเงื่อนไขต่างๆ
ในการคำนวณรายได้และเงินหัก
สามารถจัดส่งข้อมูลการจ่ายเงินเดือนพนักงาน ในรูปแบบที่ต้องการของแต่ละธนาคารได้สำหรับการจ่ายเงินเดือนผ่านทางธนาคาร
สามารถจัดส่งข้อมูลให้กับหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องได้ เช่น
ข้อมูลกองทุน ประกันสังคม, รายงานด้านภาษีสำหรับส่งกรมสรรพกร เป็นต้น
สามารถกำหนดเงื่อนไขสำหรับการหักกองทุนสำรองเลี้ยงชีพได้หลายอย่าง
และสามารถกำหนดรูปแบบของรายงานได้ตามที่แต่ละกองทุนกำหนดรูปแบบไว้
-4-
สามารถที่จะ import-export data ที่เกี่ยวกับรายได้
ในรูปแบบไฟล์อื่นๆ ได้ เช่น ในรูปของไฟล์ Excel เป็นต้น
สามารถพิมพ์รายงานด้านภาษีได้ครอบคลุมทุกรูปแบบ เช่น ภงด.1,
ภงด.1ก, ภงด.91,
50 ทวิ เป็นต้น ฯลฯ
ระบบการประเมินผลงานและการเลื่อนชั้นตำแหน่ง
(promotion and Evaluation system)
ระบบการประเมินผลงานในปัจจุบัน ของแต่ละองค์กร จะมีรูปแบบที่หลากหลาย
จนไม่อาจถือว่าเป็นมาตรฐานได้ เพราะแต่ละระบบก็มีข้อดี-ข้อเสียที่แตกต่างกัน
มีความเหมาะสมกับแต่ละองค์กรไม่เหมือนกัน ดังนั้น ระบบ HRIS
ที่ดีจึงควรมีความยืดหยุ่นในเรื่องดัง กล่าว ระบบควรที่จะสามารถสร้างใบประเมินได้
โดยที่หัวข้อการประเมินนั้นสามารถกำหนดได้ตามกลุ่มของพนักงาน
ซึ่งจะมีความแตกต่างกันทั้งในเรื่องหัวข้อที่พึงประเมิน เงื่อนไข และการให้คะแนน
และหลังจากที่ทำการ ประเมินจนได้ผลคะแนนออกมาแล้ว
ก็น่าที่จะมีรูปแบบจำลองวิธีการปรับเงินเดือน หรือการจ่ายเงินโบนัส
เพื่อควบคุมให้อยู่ในงบประมาณที่กำหนด หรือนำผลที่ได้จากแบบจำลองต่างๆ
เหล่านั้นมาเปรียบเทียบกันก่อนที่จะมีการ ตัดสินใจปรับเงินเดือนหรือจ่ายโบนัส
นอกจากนี้ ยังจะต้องมีการเก็บบันทึกประวัติการประเมินผลงาน, ประวัติการเลื่อนชั้นตำแหน่ง,
การทำความดีหรือถูกลงโทษ, ประวัติการปรับเงินเดือน
หรือการจ่ายเงินโบนัสไว้ทุกครั้งโดย อัตโนมัติ
เพื่อสามารถเรียกดูประวัติการประเมินผลย้อนหลังได้เมื่อต้องการ ดังนั้น
ความสามารถเด่นๆ ที่พึงมีในระบบนี้ได้แก่
- สามารถกำหนดหัวข้อในการประเมินได้ไม่จำกัด
สามารถจัดกลุ่มหรือแยกวัตถุประสงค์ในการ ประเมินต่างๆ กันได้ตามความต้องการ เช่น
ประเมินเพื่อขึ้นเงินเดือน, ประเมินเพื่อเลื่อนตำแหน่ง
หรือประเมินเพื่อจ่ายโบนัส เป็นต้น
- สามารถกำหนดหัวข้อการประเมินได้ไม่จำกัด
และสามารถสร้างใบประเมินออกมาได้
- สามารถตั้งเงื่อนไข หรือสูตรคำนวณคะแนนสำหรับการประเมินได้
- สามารถสร้างแบบจำลองการปรับเงินเดือนได้หลายรูปแบบ
เพื่อให้ผู้บริหารนำมาประกอบการตัดสินใจ
- สามารถเก็บบันทึกประวัติการประเมินผล, การ ปรับเงินเดือน หรือการเลื่อนตำแหน่ง พร้อมทั้งเหตุผลในการปรับ เป็นต้น
ฯลฯ
ระบบการพัฒนาและฝึกอบรม
(Training and development system)
- สามารถจัดทำแผนการฝึกอบรมของพนักงานแต่ละคน หรือแต่ละตำแหน่ง
งานออกมาได้โดยอัตโนมัติ พร้อมทั้งประมาณการค่าใช้จ่ายต่างๆ
เพื่อให้สามารถจัดเตรียมงบประมาณได้
- บันทึกประวัติและผลการฝึกอบรมของพนักงานแต่ละคน
ว่าเคยฝึกอบรมในหลักสูตรใดมาบ้าง และสามารถที่จะพิมพ์ รายงานออกมาได้
-5-
- สามารถเก็บบันทึกผลการประเมินการฝึกอบรมในแต่ละหลักสูตร
ทั้งในเรื่องของวิทยากร, ผลที่ได้รับ, เนื้อหา, ค่าใช้จ่าย ฯลฯ
- เพื่อนำมาวิเคราะห์สำหรับการวางแผนฝึกอบรมในครั้งต่อๆ ไป
- สามารถพิมพ์รายงานสรุปค่าใช้จ่ายในการจัดฝึกอบรม ตามเงื่อนไขต่างๆ
เช่น แยกเป็นแต่ละหน่วยงาน, แยกตามหลักสูตร, หรือแยกเป็นปีงบประมาณ
ฯลฯ เพื่อนำเสนอผู้บริหารได้ ฯลฯ
ระบบการจัดสวัสดิการพนักงาน
(Welfare system)
- รายงานประเภทของสวัสดิการต่างๆ ที่องค์กรจัดให้กับพนักงาน
ตลอดจนเงื่อนไขในการใช้สวัสดิการนั้นๆ
- สามารถแจ้งเตือนให้ทราบได้ว่า
พนักงานคนใดได้ใช้สวัสดิการใดเกินกว่าที่องค์กรกำหนดแล้ว พร้อมทั้งสามารถ
รายงานรายละเอียดต่างๆ ได้
- ในกรณีการเบิกค่ารักษาพยาบาล
สามารถที่จะนำมาวิเคราะห์ถึงโรคหรืออาการที่เกิดขึ้นบ่อยๆ กับพนักงาน
เพื่อวางแผนป้องกันได้
- สามารถสรุปค่าใช้จ่ายในการจัดสวัสดิการแต่ละปี
เพื่อนำไป วางแผนงบประมาณปีต่อไป
- สามารถเชื่อมโยงกับระบบการจ่ายเงินเดือนได้
โดยไม่ต้องไปทำการบันทึกข้อมูลใหม่
- สามารถแจ้งให้ทราบถึงความผิดพลาด เมื่อมีการขอใช้สวัสดิการใดๆ
ที่ผิดเงื่อนไขที่องค์กรกำหนด เช่น พนักงานระดับล่าง
ไม่สามารถขอเบิกสวัสดิการที่จัดไว้สำหรับผู้บริหารได้ เป็นต้น ฯลฯ
ระบบการสรรหาและคัดเลือกพนักงาน
(Recruitment system)
เมื่อมีการลงทุนนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในองค์กร
ก็ควรที่จะมีการวางแผนการใช้เทคโนโลยีเหล่านั้น ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
ระบบการสรรหาและคัดเลือกบุคลากร ก็เป็นอีกตัวอย่างหนึ่งที่สามารถ
ประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ได้ ระบบนี้จะแยกข้อมูลออกจากระบบอื่นๆ
ที่กล่าวมาแล้วข้างต้น
เนื่องจากผู้สมัครแต่ละคนยังไม่ผ่านการคัดเลือกเข้าเป็นพนักงานขององค์กร แต่อย่างไรก็ตามเมื่อผ่านกระบวนการคัดเลือกแล้ว
เช่น การทดสอบหรือการสัมภาษณ์ ระบบจะสามารถโอนข้อมูลพนักงานนั้น
เข้าสู่ระบบได้โดยอัตโนมัติ ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องไปบันทึกประวัติพนักงานซ้ำอีก
ดังนั้น ระบบจึงควรมีความสามารถรองรับในเรื่อง การออกรายงาน
หรือแบบฟอร์มรายชื่อผู้สมัคร เพื่อนำไปใช้ในการสอบสัมภาษณ์
โดยสามารถกำหนดเงื่อนไขต่างๆ ในการออกรายงานได้ เช่น ตำแหน่งที่สมัครงาน, ช่วงอายุของผู้สมัคร, ระดับการศึกษา, เพศ เป็นต้น
สามารถบันทึกรายละเอียดผลของการสัมภาษณ์ หรือผลของการทดสอบ
เพื่อประกอบการ ตัดสินใจในการคัดเลือกสามารถโอนข้อมูลที่เกี่ยวข้องต่างๆ
เข้าสู่ระบบกลาง โดยไม่ต้องทำการบันทึกข้อมูลใหม่ ฯลฯ
-6-
ระบบย่อยอื่นๆ
(Other)
จากการที่ความก้าว หน้าของเทคโนโลยีในปัจจุบันเปลี่ยนไปอย่างเร็วมาก
การทำงานแบบต่างคนต่างทำ เปลี่ยนไปเป็นการทำงานร่วมกันบนเครือข่ายคอมพิวเตอร์
ดังนั้น เมื่อองค์กรได้นำ HRIS เข้ามาใช้งานแล้ว จึงควรวางแผนการใช้ให้คุ้มค่า
เช่น อาจจะนำมาใช้สำหรับ การประกาศข้อมูลข่าวสารต่างๆ
แทนการออกเป็นหนังสือเวียนเหมือนแต่ก่อน, การนำมาใช้สำหรับการติดต่อสื่อสารภายในองค์กร
ในรูปแบบของการส่ง E-Mail, การนำมาใช้ในเก็บข้อมูลสำหรับผู้มาติดต่อ,
หรืออื่นๆ ซึ่งแล้วแต่ว่า องค์กรจะกำหนดนโยบายอย่างไร
พึงจำไว้เสมอว่า การลงทุนนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในองค์กรนั้น
ในช่วงเริ่มแรกจะเป็นการลงทุนที่มีมูลค่าค่อนข้างสูง
ซึ่งถ้าองค์กรนำมาใช้ประโยชน์ได้ไม่เต็มที่ ผู้บริหารจะมองว่าเป็นการลงทุนที่สูญเปล่า
ดังนั้นผู้รับผิดชอบในเรื่องนี้ จึงต้องพิจารณาให้รอบคอบ
ก่อนการตัดสินใจจัดหาระบบเข้ามาใช้ในองค์กร
ระบบสารสนเทศในการบริหารทรัพยากรมนุษย์
ความสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศ
เนื่องจากปัจจุบันโลกเราได้กล่าวสู่ยุคแห่งสารสนเทศผู้บริหารองค์กรเริ่มตระหนักและให้ความสำคัญกับการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาปรับใช้ในองค์กรมากขึ้นไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของสารสนเทศทางการตลาดสารสนเทศทางการบัญชีและสารสนเทศทางการบริหารงานบุคลากรเป็นต้นทั้งนี้เพื่อเป็นแนวทางในการตัดสินใจหรือสนับสนุนการปฏิบัติงานขององค์กรท่ามกลางสภาวการณ์ทางเศรษฐกิจและสังคมที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วการดำเนินการใดๆขององค์กรจะต้องมีการวิเคราะห์และประเมินสถานการณ์ต่างๆอย่างใกล้ชิดเพื่อให้องค์กรสามารถปรับตัวให้ทันต่อความเปลี่ยนแปลงต่างๆที่เกิดขึ้นความเปลี่ยนแปลงดังกล่าวอาจเป็นสิ่งที่อยู่ใกล้ๆตัวเราซึ่งแบ่งได้เป็น 2 ปัจจัยหลักๆได้แก่
ปัจจัยภายนอก
ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงทางด้านเศรษฐกิจด้านการเมืองด้านเทคโนโลยีด้านสังคมและวัฒนธรรมล้วนแล้วแต่มีผลต่อองค์กรเป็นอย่างมากเช่นการขยายตัวของชุมชนการเปลี่ยนแปลงนโยบายบริหารประเทศของรัฐบาลการปรับเปลี่ยนนโยบายทางเศรษฐกิจตลอดจนการเพิ่มขึ้นของจำนวนประชากรรวมถึงการเข้ามาของวัฒนธรรมต่างชาติส่งผลให้คนในสังคมหรือในองค์กรต่างๆต้องปรับตัวตามความเปลี่ยนแปลงนั้นๆที่เกิดขึ้นโดยเฉพาะในองค์กรธุรกิจดังนั้นหากองค์กรใดมีระบบสารสนเทศที่ถูกต้องแม่นยำครบถ้วนและทันต่อเหตุการณ์ก็จะสามารถตัดสินใจได้รวดเร็วและถูกต้องกว่า
-7-
ปัจจัยภายใน
นอกจากจะมีปัจจัยต่างๆจากภายนอกองค์กรที่เข้ามามีอิทธิพลต่อองค์กรแล้วยังมีปัจจัยอื่นๆภายในองค์กรที่เราต้องคำนึงถึงด้วยเช่นปัจจัยด้านบุคลากร (Human Resources) ปัจจัยด้านสารสนเทศ
(Information Technology) ปัจจัยด้านการบริหารจัดการ
(Management) ปัจจัยด้านบัญชีและการเงิน
(Financial/Accounting)ปัจจัยด้านการตลาด (Marketing/Sales) และปัจจัยด้านการวิจัยและพัฒนา (Research & Development) เป็นต้นซึ่งล้วนแต่มีความสำคัญต่อการพัฒนาระบบสารสนเทศขององค์กรเพื่อนำมาปรับปรุงการทำงานโดยเฉพาะในเรื่องของการจัดการทรัพยากรบุคคลซึ่งองค์กรต้องยอมรับว่าการที่จะดำเนินงานต่างๆให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพนั้นจำเป็นต้องพัฒนาทรัพยากรบุคคลให้มีประสิทธิภาพเสียก่อนดังนั้นระบบสารสนเทศในการบริหารงานด้านบุคลากรจึงเป็นสิ่งที่ผู้บริหารไม่ควรจะละเลยและต้องพยายามส่งเสริมให้มีขึ้นในองค์กรของตน
ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรบุคคล
ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรบุคคลโดยทั่วไปเป็นกระบวนการที่รวบรวมจัดเก็บบำรุงรักษาและนำมาปรับแก้ไขอย่างเป็นระบบเพื่อให้ระบบสารสนเทศมีความถูกต้องสมบูรณ์สามารถนำข้อมูลไปใช้งานด้านต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพแต่จากการที่การบริหารงานด้านทรัพยากรบุคคลมีการพัฒนาและปรับตัวให้ทันสถานการณ์ของโลกที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วภารกิจใหม่ที่นักบริหารด้านทรัพยากรบุคคลควรให้ความสนใจยิ่งขึ้นเช่นการวิจัยและพัฒนาทางด้านการพัฒนาทรัพยากรบุคคลเป็นการหาแนวทางเพื่อเพิ่มผลผลิตให้กับองค์กรซึ่งก็ถือว่ามีความสำคัญมากต่อการพัฒนาองค์กรอย่างไรก็ตามเพื่อให้สารสนเทศทางด้านทรัพยากรบุคคลสามารถนำไปใช้งานจริงได้อย่างมีประสิทธิภาพเราจึงควรคำนึงถึงองค์ประกอบทางด้านบุคลากร (Human Resources), ด้านสารสนเทศ(Information
Technology) และด้านการบริหาร (Management) มาประกอบกันแล้วสร้างเป็นระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคล(Human
Resources Information System : HRIS)ข้อมูลบุคลากรเป็นสิ่งจำเป็นและมีความสำคัญต่อการบริหารงานในองค์กรดังนั้นในแต่ละองค์กรจึงหันมาให้ความสำคัญกับข้อมูลสารสนเทศทางด้านทรัพยากรบุคคลมากขึ้นเพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในด้านการบริหารการวางแผนกำลังคนการพัฒนาและฝึกอบรมฯลฯองค์กรจึงหาทางเพื่อปรับปรุงระบบการจัดการแบบใหม่เข้ามาใช้แทนระบบเดิมซึ่งเต็มไปด้วยแฟ้มข้อมูลกระดาษเอกสารต่างๆมากมายอีกทั้งยังเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บอีกด้วยดังนั้นเราจึงควรศึกษาและทำความเข้าใจระบบงานก่อนปฏิบัติงานจริงเพราะระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการทรัพยากรมนุษย์นอกจากมีประโยชน์มากในการบริหารงานแล้วยังมีโทษมหันต์หากมีผู้แอบนำสารสนเทศไปใช้ในทางไม่ถูกต้องซึ่งจะทำให้เกิดความเสียหายตามมาดังนั้นจึงจำเป็นต้องสร้างระบบสารสนเทศเพื่อการพัฒนาทรัพยากรบุคคลขึ้นเพื่อผลิตฐานข้อมูลไว้คอยสนับสนุนแก่องค์กรและสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งคือการพัฒนาคุณภาพของบุคลากรในองค์กร
-8-
โปรแกรมสำเร็จรูปด้านการบริหารข้อมูลบุคลากร
ซอฟต์แวร์บริหารงานบุคคลที่มีอยู่ในบ้านเรานั้นมีทั้งที่สร้างขึ้นเองภายในประเทศโดยบริษัทคนไทยเช่นPisWin, HRII, HR Enterprise เป็นต้นและบางโปรแกรมได้มีการนำเข้ามาจากต่างประเทศเช่นPeopleSoft,Oracle,
SAP เป็นต้นทั้งนี้โปรแกรมที่สร้างขึ้นเองโดยคนไทยนั้นจะมีข้อดีตรงที่เป็นระบบที่ตรงกับความต้องการมากกว่าเพราะได้มีการพัฒนาขึ้นภายใต้เงื่อนไขและสภาพแวดล้อม
(Condition & Environment) ในประเทศที่ไม่เหมือนกับประเทศอื่นเช่นในเรื่องของภาษี,
การให้สวัสดิการ, ข้อกำหนดทางกฎหมายเป็นต้นส่วนโปรแกรมที่นำเข้าจากต่างประเทศจะเป็นโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการทั่วไปของโลกซึ่งถ้ามีการนำมาใช้จะต้องนำมาปรับปรุง
(Modification) ในบางโมดูล (Module) หรือในบางโมดูลอาจจะใช้ไม่ได้เลยทำให้ต้องหาโมดูลดังกล่าวจากโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นภายในประเทศมาประยุกต์ใช้รวมอยู่ด้วย
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศทางการบริหารงานบุคคล
1. ระบบงานวางแผนกำลังคน(Man
Power Planning) แสดงให้เห็นถึงความเคลื่อนไหวของอัตรากำลัง,อัตราการเข้า - ออกของบุคลากร
2. ระบบงานทะเบียนประวัติ(Central
Database) ช่วยในการเก็บข้อมูลด้านประวัติส่วนตัวของบุคลากรประวัติการทำงานฯลฯซึ่งระบบอื่นๆสามารถดึงข้อมูลไปใช้ร่วมกันได้
3. ระบบการตรวจสอบเวลา(Time
Attendance) ระบบจะดึงเวลาจากเครื่องรูดบัตรมาเปรียบเทียบกับตารางเวลาทำงานปกติของพนักงานแล้วรายงานความผิดพลาดที่เกิดขึ้นออกมาเช่นการขาดงาน, การมาสาย, การลา,
หรือการทำงานล่วงเวลาเป็นต้น
4. ระบบงานด้านการคำนวณเงินเดือน(Payroll)
ช่วยในการบริหารเงินเดือนค่าตอบแทนและภาษีโดยที่ระบบจะทำการคำนวณอัตโนมัติ
5. ระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน(Performance
Evaluation) ช่วยในการกำหนดมาตรฐานในการ
ประเมินผลช่วยในการบันทึกคำนวณผลลัพธ์และสรุปการประเมินผลของบุคลากรในเรื่องการขึ้นเงินเดือนและการเลื่อนขั้นตำแหน่ง
6. ระบบงานพัฒนาและฝึกอบรมบุคลากร(Training
and Development) เป็นระบบที่ช่วยในการวาง
แผนการพัฒนาบุคลากร
7. ระบบงานสวัสดิการต่างๆ(Welfare)
ช่วยในการเก็บบันทึกและบริหารงานข้อมูลเกี่ยวกับการจัด
สวัสดิการต่างๆเช่นค่ารักษาพยาบาล, เงินกู้, การเบิกวัสดุอุปกรณ์ต่างๆเป็นต้น
8. ระบบการสรรหาบุคลากร(Recruitment)
เป็นระบบที่บันทึกข้อมูลการสมัครงานสามารถสร้าง
แบบฟอร์มการทดสอบ, แบบฟอร์มสำหรับการสัมภาษณ์งานได้และเมื่อพนักงานผ่านการคัดเลือกแล้วก็สามารถโอนข้อมูลเข้าสู่ระบบรวมได้โดยอัตโนมัติ
-9-
โปรแกรมสำเร็จรูปด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล
การบริหารทรัพยากรบุคคลได้เริ่มเข้ามามีบทบาทมากขึ้นในองค์กรเพราะตระหนักถึงความจำเป็นในการคัดเลือกและการรักษาบุคลากรขององค์กรที่มีความสำคัญอย่างมากต่อองค์กรเพื่อความได้เปรียบในเชิงแข่งขันกับคู่แข่งในธุรกิจเดียวกันองค์กรแต่ละแห่งได้พยายามที่จะสร้างระบบ HRIS ของตนเองขึ้นโดยมุ่งเพื่อรองรับการทำงานประจำขององค์กรและเป็นระบบที่ไม่ยุ่งยากซับซ้อนมากนักแต่การพัฒนาเองดังกล่าวทำให้ขาดมาตรฐานในการพัฒนาซึ่งจะก่อให้เกิดปัญหาในระยะยาวโดยเฉพาะเมื่อบุคลากรที่เป็นผู้พัฒนาระบบพ้นสภาพออกไปจากการเป็นพนักงานขององค์กรซึ่งบางครั้งองค์กรจำเป็นต้องทิ้งระบบเดิมเพื่อทำการพัฒนาใหม่ดังนั้นอีกทางเลือกหนึ่งขององค์กรก็คือการหาโปรแกรมสำเร็จรูปจากภายนอกอย่างไรก็ตามเมื่อพิจารณาถึงโปรแกรมสำเร็จรูปโดยทั่วไปเปรียบเทียบกับแนวคิดของระบบ
HRIS ที่ดีจะ
พบว่าส่วนใหญ่แล้วยังเป็นระบบที่ยังไม่สมบูรณ์มีเพียงบางโปรแกรมเท่านั้นที่มีระบบครบถ้วนซึ่งแน่นอนว่าย่อมมีราคาแพงโปรแกรมสำเร็จรูปโดยทั่วไปมักจะเน้นระบบงานด้านทะเบียนประวัติของบุคลากรโดยรวมระบบการตรวจสอบเวลาทำงานและระบบการคำนวณเงินเดือนเท่านั้นซึ่งเป็นระบบที่องค์กรโดยทั่วไปจำเป็นต้องใช้แต่ระบบในด้านงานพัฒนาบุคลากร, ด้านการจัดสวัสดิการ, ด้านการประเมินผลการปฏิบัติงานฯลฯยังมีรายละเอียดไม่มากนักโดยเฉพาะระบบที่มีราคาถูกๆผู้บริหารจึงขาดความชัดเจนของข้อมูลที่เพียงพอในการที่จะนำไปสรุปวิเคราะห์เพื่อนำมาใช้เป็นข้อมูลประกอบในการวางแผนเพื่อการบริหารและพัฒนาทรัพยากรบุคคลในองค์กรได้อย่างแท้จริง
โปรแกรมสำเร็จรูปด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล
ความสามารถในการรองรับงานประจำของHRโปรแกรมสำเร็จรูปที่นำมาใช้เพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์นั้นโดยทั่วไปแล้วจะมีระบบที่สนับสนุนงานประจำของ HR อยู่แล้วซึ่งจะแยกเป็นแต่ละโมดูลให้องค์กรสามารถเลือกได้ตามความจำเป็นขององค์กรแต่สิ่งที่พึงพิจารณาก็คือความสามารถทำงานประสานกันระหว่างแต่ละโมดูลและสามารถลดเวลาของการทำงานแบบเดิมได้
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารโปรแกรมสำเร็จรูปโดยทั่วไปที่มีราคาถูกจะไม่มีส่วนที่สนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหาร (ExecutiveInformation System) ดังนั้นการที่ผู้บริหารต้องการดูข้อมูลเกี่ยวกับอัตรากำลังคน,
อัตราการ Turn Over, ค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร,
แผนการพัฒนาบุคลากร, การกำหนด Career
Path ฯลฯแล้วระบบสามารถแสดงผลออกมาได้ในทันทีอาจจะอยู่ในรูปแบบของรายงานหรือกราฟก็จะทำให้เกิดความสะดวกมากยิ่งขึ้นนอกจากนี้การที่มีระบบWorkFlowก็ยิ่งทำให้กระบวนการสื่อสารภายในองค์กรมีความสะดวกมากยิ่งขึ้น
ด้านเทคนิคและการบริการโปรแกรมสำเร็จรูปที่ดีจะต้องช่วยลดเวลาในการทำงานแบบเดิมขององค์กรลงได้ทั้งยังลดจำนวนเอกสารต่างๆลงได้ด้วยเช่นกันข้อมูลที่เป็นมาตรฐานระบบควรจัดเตรียมไว้ให้เช่นทะเบียนจังหวัด, ทะเบียนการวุฒิการศึกษา, ตารางภาษี, ฯลฯเพื่อผู้ใช้จะได้ไม่เสียเวลากรอกนอกจากนี้ข้อมูลด้านตัวเลขก็ควรมีการคำนวณอัตโนมัติเช่นอายุ,
อายุงานโดยระบบควรจะต้องคำนวณให้
-10-
จนถึงณเวลาปัจจุบันนอกจากนี้ควรที่จะมีโปรแกรมเสริมอื่นๆเช่นโปรแกรมการสร้างผังองค์กร, โปรแกรมการพิมพ์บัตรพนักงาน,โปรแกรมการออกหนังสือเวียนหรือเอกสารรับรองต่างๆและต้องมีความยืดหยุ่นต่อเงื่อนไขและนโยบายขององค์กรเช่นเงื่อนไขในการจ่ายค่าตอบแทน,
เงื่อนไขในการจ่ายสวัสดิการซึ่งในส่วนนี้โปรแกรมที่ดีจะใช้วิธีการเปิดให้ผู้ใช้กำหนดเงื่อนไขเองได้ในลักษณะของการเขียนสูตรโดยบริษัทผู้พัฒนาระบบจะต้องมีทีมงานที่คอยให้คำปรึกษาเมื่อจำเป็นประการที่สำคัญที่สุดคือเรื่องของระบบความปลอดภัยในการเข้าถึงฐานข้อมูลซึ่งถือเป็นความลับขององค์กรระบบควรมีการป้องกันข้อมูลโดยการเข้ารหัสและกำหนดระดับการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้เพื่อป้องกันผู้ไม่ประสงค์ดีแอบเข้าไปใช้ข้อมูลนอกจากนี้ยังรวมถึงการสำรองข้อมูลในกรณีเมื่อเกิดความเสียหายกับระบบ
ด้านHR Information
Centerสิ่งหนึ่งที่ระบบ HRIS ควรจะมีเพิ่มเติมโดยเฉพาะในองค์กรที่มีระบบเครือข่ายภายใน
(Network) เพื่อใช้เป็นช่องทางในการสื่อสารและให้ข้อมูลกับบุคลากรภายในองค์กรเป็นการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างองค์กรกับบุคลากรในองค์กรโดยที่บุคลากรสามารถรับทราบถึงข้อมูลต่างๆที่ควรรู้ได้ตลอดเวลาในลักษณะของการบริการตนเองหรือEmployee
Service Center (ESC) เช่น
1. ระเบียบและข้อบังคับในการปฏิบัติงาน
2. ข่าวสารใหม่ๆที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอกองค์กร
3. ปฏิทินกิจกรรมต่างๆขององค์กร
4. ตารางวันหยุด
- วันทำงานขององค์กร
5. ขั้นตอนการปฏิบัติในองค์กรเช่นการลาประเภทต่างๆ,
ระเบียบเกี่ยวกับการใช้สวัสดิการ, ฯลฯเป็นต้น
6. ความรู้เกี่ยวกับกฎหมายที่เกี่ยวข้อง,
การติดต่อกับหน่วยงานราชการ, ความรู้ด้านภาษีเงินได้,
สิทธิ
เกี่ยวกับประกันสังคมและกองทุนเงินทดแทน, ฯลฯเป็นต้น
บทสรุป
ปัจจัยสำคัญอีกประการหนึ่งที่ผู้บริหารควรพิจารณาก่อนตัดสินใจเลือกระบบ HRIS คือต้องแน่ใจว่าระบบดังกล่าวสามารถรองรับการทำงานที่องค์กรต้องการได้เพราะเวลาที่มีการนำเสนอผู้พัฒนาระบบมักจะบอกว่าระบบของตนทำอย่างนั้นได้ทำอย่างนี้ได้แต่มักจะไม่บอกว่า
"ทำอย่างไร?" เมื่อติดตั้งระบบแล้วผู้ใช้จึงจะพบปัญหาซึ่งก็อาจจะแก้ไขอะไรไม่ได้แล้วจะเห็นได้ว่าสิ่งที่กล่าวมาทั้งหมดนั้นเป็นการนำระบบสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์กับองค์กรและกับบุคลากรขององค์กรเพระเราถือว่าทรัพยากรบุคคลเป็นสิ่งที่มีคุณค่าที่จะนำพาองค์กรให้ก้าวหน้าอย่างไรก็ตามถึงแม้องค์กรจะมีระบบที่ดีเพียงใดก็ตามแต่ถ้าบุคลากรภายในองค์กรไม่มีคุณภาพและการขาดการสนับสนุนจากฝ่ายบริหารแล้วระบบที่ดีก็ไม่สามารถนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้
แหล่งอ้างอิง
www.songkhla.go.th
www.siamhr.com/
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น